Инструкция по модулю руководителя

 

  1. Управление зарплатами.

Для этого заходим в меню Руководитель и в самой первой закладке можем рассчитать ЗП сотрудников (врачей/ассистентов) за указанный промежуток времени.

01

Для того, чтобы программа считала зарплаты сотрудников необходимо, чтобы в меню Администратор, закладка Кадры – были прописаны схемы начисления зарплат.

02

Если в закладке Кадры нет кнопки с изображением «доллара», необходимо перейти в меню Справочники, а там в закладке Клиника, выбрать подзакладку Администратор системы. И там в закладке Права выбратьменю Администратор и поставить галочку «Управление схемой начисления ЗП персоналу». После этого нажимаем Сохранить, закрываем программу через крестик в правом верхнем углу экрана, заново заходим и в закладке Кадры будет кнопка для того, чтобы прописать схему начисления ЗП.

03

Еще один важный момент – за выполненные процедуры ЗП может начисляться Врачу, Ассистенту, Врач+Ассистент, Никому. Эти варианты начисления отмечаются в прайс-листе в самой услуге.

04

Если же в прайс-листе нет схемы начисления ЗП, то опять таки в администраторе системы необходимо поставить галочку «Управление схемой начисления ЗП в прайс-листе». И опять перезапустить программу.

После этого можно рассчитывать ЗП врачей и ассистентов – переходим снова в модуль руководителя, выбираем там промежуток времени, за который хотим посчитать ЗП и нажимаем кнопку «Создать отчет». Программа рассчитывает ЗП на основании тех процентных ставок, которые прописаны.

05

В закладке Врачи/Ассистенты в выпадающем меню можно переключаться между отчетами по врачам и ассистентам.

Чек-боксы Врач, Пациент, Дата визита, Показать затраты на материалы, Затраты по факту позволяют детализировать отчет по ЗП. Чек-бокс «По дате создания счета» позволяет учитывать при расчете ЗП только те процедуры, для которых был создан счет в заданный промежуток времени. Чек-бокс «Учитывать затраты при расчете ЗП» будет высчитывать из ЗП врача стоимость потраченных материалов. Чек-бокс «Только счета, оплаченные более, чем на Х %» – при расчете ЗП учитывает только те счета, которые оплачены более, чем на указанный %.

06

В закладке Персонал можно вести учет выдачи ЗП персонала (администратор, электрик и т.д.). Но сначала необходимо создать группу баланса для выдачи ЗП персоналу. Для этого в модуле руководителя переходим в последнюю закладку Группы баланса и там с помощью кнопки Добавить создаем новую группу баланса: Зарплата персонала, обязательно ставим галочку «Группа ЗП персонала».

07

Нажимаем сохранить, группа создана.

Теперь можно вернуться в закладку Управление зарплатами. В закладке Персонал появились сотрудники, которым можно выдавать ЗП через эту вкладку.

08

При нажатии кнопки Выдать появляется окно, где можно указать сумму, которая была выдана сотруднику и комментарий. После подтверждения выдачи в графе Выдано будет указана сумма и дата выдачи. Если была сделана ошибочная запись, можно удалить ее, нажав на крестик возле даты выдачи. Кнопка отнять, позволяет вычесть определенную сумму из ЗП сотрудника. К примеру за пропущенный рабочий день и т.д.

09

  1. Затраты на процедуры

В случае, если в прайсе прописаны затраты на процедуры – для этого необходимо, что в администраторе системы была включена опция «Управление затратами на процедуры в прайс-листе». Тогда в прайс-листе появится поле, где можно указать запланированные затраты на процедуру.

01

Если прописать затраты, то они будут учитываться при выполнении процедур. И их можно будет посмотреть за определенный промежуток времени.

02

В графе План указываются запланированные затраты. В графе Факт – сколько было потрачено по факту. Сум – показывает суммарный уровень затрат и детализирует их. Дата затраты – дата, которой была проведена данная затрата. Комментарий – поле, где при проведении списания затрат можно указать примечание. О списании затрат на процедуры будет рассказано в пункте Бюджет.

  1. Бюджет

В этой закладке сведен общий бюджет клиники, разделенный по группам бюджета: Пациенты, ЗП врачей, Потрачено на процедуры, Неопределенные к группам и различные группы баланса. В столбцах идет разделение по наличным и безналичным операциям, приход, расход (например, Нал+/Нал-), Суммарно по Наличному/Безналичному расчету, Общая сумма (Нал+Безнал).

01

При включенной галочке Динамические ЗП – будет показано, какая сумма была насчитана на ЗП врачей, при выключенной, добавится строка с суммой выданной ЗП.

В строке Потрачено на процедуры есть значок с увеличительным стеклом, при нажатии на который открывается окно со всеми запланированными затратами на процедуры за выбранный промежуток времени. К примеру, в стоимость процедуры заложена затрата насумму 10 грн. При выполнении этой процедуры в отчет будет уходить запись о запланированной трате. При расчете ЗП руководитель проходит по списку затрат и подтверждает их, если они были, а если этой затраты не было, то игнорирует данную запись. Кроме того, уровень фактических затрат может отличаться от запланированных – например, при запланированной затрате 10 грн, по факту была затрата в размере 8 или 12 грн. Соответственно нужно указать именно ту сумму, которая была затрачена, а в поле комментарий указать, почему именно такая сумма (если надо). В списке детализации затрат подтвержденные фактическиезатраты, которые совпадают с запланированными выделены зеленым цветом, неподтвержденные и те, где уровень фактических затрат отличается от запланированных – красным.

 

 

02

03

04

 

Группа – это группа затрат, создаются в модуле руководителя, закладка «Затраты на процедуры» и там подзакладка «Группы». Тип – по умолчанию Наличные, если поставить галочку, то считает затраты по безналичному расчету. Дата – это дата подтверждения затраты. (при нажатии на зеленую галочку установит дату затраты датой выполнения процедуры). Комментарии – поле для комментариев. Сумма – фактическая сумма затраты по процедуре.

05

Фактические затраты (те, которые были подтверждены проводятся через кассу)

 

  1. Движение средств

Аналог закладки Касса, которая доступна у администратора. По ней есть отдельная инструкция, здесь рассматривать не будем.

  1. Аналитика

В этой закладке находятся инструменты, которые позволяют анализировать работу клиники.

А) Бюджет – в этой закладке строится график накопления средств за определенный промежуток времени.

01

Статистику можно посмотреть за день, неделю, месяц и год. Можно фильтровать наличный и безналичный расчет. При выключенной галочке «Динамика накопления». Обнуляет баланс предыдущих периодов и показывает количество заработанных наличных и безналичных средств. А также наличный и безналичный расход.

При включении опции «Динамика накопления» берутся в учет средства, накопленные раньше, и к ним прибавляются средства, заработанные в заданный период времени.

При включенной галочке «Динамика накопления» в правой части окна Бюджет показывается круговая диаграмма, которая показывает группы доходов и расходов и показывает общий итог. Например, в группе доходы на круговой диаграмме видно 2 сегмента – основной от выполнения услуг и Другое (например, это может быть продажа профилактических товаров).

02

Б) Статический ОЛАП.

Это очень удобный и полезный инструмент, который позволит руководителю анализировать какие процедуры пользуются наибольшим спросом (подзакладка «Принятые пациенты/Выполненные процедуры»), а также, какая реклама клиники наиболее эффективна (подзакладка «Откуда узнали о клинике»).

В подзакладке «Принятые пациенты/Выполненные процедуры» можем посмотреть каких пациентов принимал врач – для этого запускаем выборку за период принятых пациентов, выбираем из списка врача. Также можно выбрать определенный раздел медицины/стоматологии или выбрать «Все разделы». Указываем период времени, за который хотим посмотреть статистику. Нажимаем «Показать» и получаем отчет.

01

Как видим, в таблице сведены пациенты врача, указано количество визитов пациентов к этому врачу, номера счетов, которые создавались при посещении врача, даты визитов и сумма счетов. Под таблицей выводится общий итог – сколько пациентов было принято врачом за выбранный период времени, общее количество визитов и общая сумма счетов по всем пациентам.

Для статистики по выполненным процедурам запускаем выборку за период по выполненным процедурам. Выбираем, например, «Все врачи», раздел медицины/стоматологии, например, «урология», отмечаем интересующий нас промежутоквремени и группируем по врачам, чтобы было понятно, какой врач сколько процедур выполнил (если не группировать, то выдаст общее количество выполненных процедур и через запятую будут указаны врачи, которые выполняли эту процедуру). Получим таблицу, где указаны наименование процедуры, количество процедур, сумма УЕТов (условные единицы труда, прописываются в прайсе на каждую процедуру, если надо. Если нет, можно это поле в прайсе не заполнять), сумма за процедуры по прайсу, сумма за процедуры по счету (например, может отличаться, если действует акция или есть скидка у пациента), раздел медицины/стоматологии,врач.

02

В конце таблицы указывается общее количество процедур, сумма уетов, сумма по прайсу и сумма по счетам.

03

– Статистика «Откуда узнали о клиники» – для работы этого инструмента сначала нужно создать источники информации в меню Справочники – Карточки пациентов – Источники информации. Там нажимаем добавить запись и создаем новый источник информации, например: радио, интернет, ТВ, и т.д. После этого, когда в клинику приходит новый пациент и администратор создает ему карточку, в разделе карточки «Другое» можно указать источник информации. После этого руководитель, используя статистику «Откуда узнали о клинике» может посмотреть, какая реклама клиники наиболее эффективна.

01

02

03

04

– Нагрузка кабинетов: показывает, насколько эффективно используется рабочее время в кабинетах. Например, рабочее время в кабинете 1 с 9 утра до 6 вечера,т.е. всего 9 часов. Эта статистика покажет, сколько из этих 9 часов было занято под приемы и отобразит в виде таблицы – например 7,00/9 (77,78%).

01

Поле корректировка времени используется для случая, когда время работы было увеличено или уменьшено. При увеличении пишем «х» в графе Корректировка времени. При уменьшении «-х», где х – количество часов. Нажимаем «Обновить» и выводится скорректированная статистика.

02

03

– Нагрузка врачей: здесь можно посмотреть количество приемов (регулярных и первичных пациентов) у каждого из врачей за выбранный промежуток времени. В столбике зеленого цвета отображается суммарное количество приемов врача, кривая синего цвета показывает количество приемов регулярных пациентов, кривая фиолетового цвета показывает количество приемов первичных пациентов. Кроме того над диаграммой отображается суммарное количество приемов по всей клинике и показывается, сколько из них было регулярных, а сколько первичных.

 

01

– СМС – здесь показывается статистика по смкам за выбранный промежуток времени: сколько всего их было отправлено, сколько из них отправлено успешно, сколько неуспешно, у сколькотаких, статус которых не определен. Статистика разбивается по дням, неделям, месяцам и годам.

– Гео-таргетинг: Если в карточке пациентов заполняется адрес, и на сервере было запущено задание, отвечающее за гео-локацию, автоматом место жительства поациентов будет отображаться на карте.

6) Менеджер СМС – дублирует меню из Администратор – Менеджер СМС. Здесь можно посмотреть смски за указанный промежуток времени. Внизу списка смс, отправленных за указанный промежуток времени отображается статистика, сколько смс было доставлено, сколько отправлено, но еще не доставлено, сколько отправляются, сколько в очереди на отправку и сколько не может быть доставлено.

 

01

7) HR – в этой закладке можно следить за тем, сколько времени отработали сотрудники клиники.

01

Для этого необходимо вести учет прихода и ухода из клиники. Это делается в меню Администратор – HR. Человек, ответственный за отмечалку фиксирует приход и уход сотрудников. Для этого в меню Администратор – HR в строке пишется фамилия сотрудника, который пришел или ушел с работы. При вводе фамилии подтягивается нужный сотрудник, выбираем его и фиксируется, что этот сотрудник пришел на работу.

02

Для фиксации ухода с работы делаем тоже самое.

04

Теперь при переходе в закладку HR в модуле руководителя, напротив фамилии этого доктора появилась отметка, что он выходил на работу. В конце месяца можно получить готовый табель посещаемости. В графе «В общем» подсчитывается сумма отработанных часов за выбранный промежуток времени.

05

Кроме того табель можно экспортировать в вордовский формат и распечатать на принтере.

8) Группы баланса – в этой закладке создаются приходные и расходные группы баланса для фиксирования поступления и списания средств, которые возникают в процессе работы клиники и не относятся к поступлениям от выполнения процедур и списаниям, связанным с выдачей зарплат врачей и ассистентов.

01

Например, в клинике может быть установлен кассовый регистратор для проведения расчетов через него. Каждое утро необходимо вносить в кассовый регистратор разменную монету, чтобы было чем давать сдачу, а вечером изымать деньги из кассы. Для этого можно создать 2 группы баланса: Служебное внесение для внесения разменной монеты утром и Служебная выдача для изъятия денег из кассы в конце дня.

01а

 

При создании групп баланса указываем тип группы (приход/расход/перевод); для каких расчетов они предназначены (наличных или безналичных); кто будет видеть эту группу и сможет с ней работать (общая/руководитель); является ли эта группа такой, где необходимо проводить эту определенную операцию ежемесячно (поставить галочку, если да); если в группе баланса проводятся ежемесячные операции, то можно указать сумму, которую необходимо списывать или зачислять (например, расходная группа для ежемесячной оплаты за интернет); можно выбрать цвет группы; указать является ли эта группа баланса группой выдачи зарплаты персоналу (администраторы, электрик, уборщица и т.д.).

02

Вот мы и рассмотрели весь модуль руководителя (за исключением динамического ОЛАПа).Спасибо за внимание!