2. “И опыт, сын ошибок трудных…”

Столько всего надо рассказать и объяснить… Но сейчас, почему-то, в голове вертятся лишь положительные эмоции, хотя они в самом процессе компьютеризации были самые разные: от полного неприятия до полного удовлетворения. Поэтому начну, наверное, со своего рода подведения итогов… Сразу скажу, что решение о переходе на компьютерный учет в кабинете было правильным. На сегодняшний день для меня программа столь же необходимый инструмент при работе, как, допустим, турбина или гладилка. Использование ее дает необыкновенно приятное чувство полного контроля над всем, что я делаю в своей работе. И как следствие этого укажу на единственный недостаток – привыкание к наличию программы, причем настолько сильное, что ее отсутствие практически останавливает работу кабинета. В этом плане, программа мне напоминает мобильный телефон, который настолько плотно входит в жизнь, что его отсутствие иной раз ощущается очень болезненно.

Начну с трудностей и проблем, связанных с проводимой компьютеризацией практической работы. Основная трудность, с которой я столкнулся в начале работы – это необходимость практически полностью изменить организацию своей работы и работы всего персонала кабинета. Как выяснилось, это самый трудоемкий и болезненный процесс во всем переходе на компьютерный учет.

Раньше я работал, как все нормальные стоматологи. Пришел пациент, я посадил его в кресло, произвел осмотр, поставил диагноз, спланировал лечение, согласовал его стоимость и приступил к работе. Потом после того, как пациент ушел, я все это записывал в карточку. Естественно вручную. С установкой программы в кабинете, таким образом работать стало просто невозможно, т.к. использование программы изначально предусматривает определенный порядок действий и внесение конкретного объема данных. Пришлось менять весь порядок ведения приема пациентов и, соответственно, порядок работы всех сотрудников. Теперь пациент записывается на прием администратором, он же заводит на него новую карточку, если это первичный пациент или ставит на прием уже существующую. Врач со своего рабочего места видит свое расписание работы на текущей смене, а также на необходимый промежуток времени вперед.

Когда прием начинается, ассистент с моего рабочего места открывает карточку, в ходе осмотра вносит с моих слов его результаты в графическую зубную формулу, а также составляет план лечения. Весь этот процесс сейчас занимает пару минут, причем сразу видна стоимость всего лечения, и потом можно с пациентом согласовывать все вопросы, имея перед глазами полную информацию.

Хочу здесь обратить внимание на один момент, который мне кажется очень интересным. Дисплей у меня укреплен на установке и пациенту видны операции с программой. Так вот, даже самые “зажатые” пациенты с интересом наблюдают за действиями на экране монитора и отвлекаются от мыслей о лечении и связанных с этим процессом неприятных ощущениях. Пациент расслабляется и наблюдает за внесением данных, я же могу сразу показать на графической формуле план лечения, согласовать с пациентом ряд вопросов и т.п. Все это, на мой взгляд, является еще одним небольшим плюсиком в пользу моей клиники с точки зрения пациента, которые, кстати, любят получать на руки распечатки из используемой программы – счета за работы, а также распечатанную на цветном принтере графическое изображение зубной формулы.

Закончив работу на приеме, я или ассистент отмечаем выполненные работы, одновременно видна сумма денег, которую пациент должен оплатить за них, и записываем прием. Это занимает опять же пару минут, причем пациент может уже идти. Я могу сразу сам назначить следующий прием на удобное пациенту время, этот прием сразу видит и администратор. Оплату принимает администратор, сразу занося данные по платежу в компьютер.

При такой схеме работы ничего не забывается, и все учитывается, т.к. все данные по приему сразу документируются. Намного проще стало разговаривать с пациентами при возникновении спорных вопросов. И самое главное, по моим наблюдениям, на 10-15 минут сократилось время обслуживания одного пациента за счет простоты доступа к его карточке и высокой оперативности ее редактирования, а также за счет информативности, которую несет зубная формула в ней. Поэтому у меня появилась возможность принять 1-2 “лишних” пациентов в день, а это, сами понимаете, дополнительные деньги. Иначе говоря, программа не только упорядочивает учет, но и окупает себя полностью за определенный период времени.

Конечно, такого результата я добился не сразу, пришлось потратить время на обучение персонала, самому разобраться и заполнить начальную базу данных и разработать схему работы, заставить других врачей работать по единой методике, соблюдать “компьютерную” дисциплину при ведении приема. На это ушло около полутора месяцев, но результат себя оправдывает абсолютно.

Достаточно неожиданной проблемой для меня явилось первоначальное неприятие компьютерного учета персоналом. Казалось бы, что его введение облегчит намного их работу, однако посыпались аргументы типа: “это сложно”, “это нам не нужно”, “слишком наворочено там всякого”, “мы не успеем внести данные” и т.п. Причем такие возражения начались сразу же после только визуального ознакомления с программой. Что было удивительно, что основными противниками нововведения выступали врачи. Причины выяснились несколько позднее, но вначале было именно так. Но так, как я был настроен решительно, процесс, как говорится, пошел. Не буду останавливаться на подробностях, но через три месяца мне пришлось расстаться с двумя недобросовестными врачами, которые делали “левые” работы, а деньги за них клали себе в карман. Выявить это помогла программа, где было четко зафиксировано, что и где делалось пациентам, количество материалов ушедшее на выполнение этих работ, а также за какие работы прошел расчет через кассу клиники. К сожалению, эти данные расходились с реальными данными состояния склада. Материалов уходило непозволительно больше, чем это было учтено в программе, и обычно уходит у меня на подобные работы. Так что и в этом плане программа принесла определенную пользу и повысила доход клиники на весьма значительную сумму.

Ну а теперь попытаюсь поподробнее осветить некоторые основные преимущества компьютеризации работы моего кабинета.

Начну, наверное, с работы регистратуры, потому что удобство в этом элементе работы видно сразу. Наконец-то удалось отказаться от архаизма – большого ежедневника, знакомого, вне всяких сомнений, каждому стоматологу. Запись на прием сейчас делается буквально в пару нажатий кнопки “мыши” – один щелчок и на экране в виде списка появляется свободное время, куда я могу записать пациента. Вам нужно обязательно во вторник или четверг? И желательно в первой половине дня?.. Нет проблем! Не нужно судорожно листать тетрадь и пытаться расшифровать записи и отметки, сделанные другим человеком, пытаться понять, почему фамилия здесь зачеркнута или нарисована стрелочка, которая указывает на следующий день. Иной раз, в отсутствие моего администратора, который у нас занимается записью пациентов, у меня уходило несколько минут в попытках подобрать подходящее время для записи, так как с более менее приемлемой скоростью данную операцию мог выполнить лишь он. Теперь – любой человек, мало-мальски знакомый с программой без труда выполняет эту процедуру меньше, чем за полминуты.

Следующим, несомненным плюсом, компьютеризации работы является то, что все вносимые записи по приемам пациентов тут же отображаются на рабочем месте врача. У меня в кабинете три рабочих места врачей и один компьютер в приемной у администратора, где я, или мои коллеги, могут внести в них коррективы, моментально найти карточку записанного пациента и подготовиться к приему.

Долгий процесс поиска карточек в картотеке исчез как класс. Кроме того, полностью исчез процесс писанины в карточки по окончанию приема – то, что я просто терпеть не мог! Та информация, которую я вынужден был вносить в карточки вручную, теперь вводится значительно быстрее в компьютер прямо на приеме, но главное, что теперь вся она представлена в более удобном виде, более наглядна и ее легко найти – она всегда под рукой, причем в одном окне программы!

Что касается медицинской стороны учета, то в выбранной мною программе учитываются практически все данные и показатели лечения, начиная от необходимых для заполнения стандартных форм, утвержденных Минздравом, и заканчивая специфическими, которые даже не всем нужны. Однако очень большая информативность карточки пациента позволяет рассматривать ее как настоящую историю болезни, что является несомненным преимуществом перед обычной стандартной карточкой. Практически все вопросы лечения можно отобразить графически на зубной формуле, а также описать в текстовом режиме. Причем запись текстовой информации происходит практически мгновенно с использованием функции выбора из предварительно сформированного списка стандартных фраз, а также из справочников и прейскуранта.

Для меня лично, очень важным моментом стала возможность учета проводимых обследований с документированием их результатов. Причем я могу контролировать сроки, фактическое выполнение и результаты этих обследований, что важно тогда, когда эти обследования выполняются в других лечебных учреждениях. Отпала необходимость поиска радиовизиографических изображений в программе визиографа, а также в папках со снимками, которые я делаю интероральной видеокамерой и цифровым фотоаппаратом. Теперь все необходимые изображения хранятся в карточке пациента, отсортированные по конкретным обследованиям, с примечаниями и комментариями к каждому снимку, причем, при необходимости, я могу посмотреть их все сразу.

Сейчас, с введением в кабинете компьютерного учета лечебной деятельности, я четко знаю, что, когда и где с детализацией до конкретного зуба, планировалось и реально делалось каждому пациенту. Автоматический перенос запланированных, но невыполненных работ на следующий прием, исключает возможность забыть или пропустить запланированную работу. Ушли в прошлое все недоразумения с отдельными пациентами по поводу “нашей” и “не нашей” работы и сроков гарантий на сделанные работы. Достаточно открыть карточку и показать пациенту все его приемы, расписанные по датам, выполненным работам и выданным на них гарантиям, а также его графическую зубную формулу, и все вопросы отпадают сразу.

Все вышеизложенное относится и к учету платежей клиентов. Если работа выполнена, то автоматически формируется счет за выполненные работы, изменяется сальдо по пациенту в его карточке. После оплаты сальдо пациента корректируется, видно за какие работы и когда произведен расчет. Платежи можно “связать” с конкретным врачом, что важно для расчета его зарплаты. Развернутый финансовый анализ позволяет увидеть и проанализировать поступление денег, их распределение по врачам и другие моменты, связанные с финансовой деятельностью.

Вот, в принципе, все основные моменты, о которых я хотел рассказать в этой статье. Не знаю, как это у меня получилось, судить Вам. И не судите меня слишком строго, это мой первый опыт такого рода, поэтому может быть я не везде правильно, с точки зрения литературы, изложил свои мысли. Тем не менее, хочу подвести краткие итоги компьютеризации кабинета, исходя из своего личного опыта. Может быть, кому-то он и пригодится, во всяком случае, тот, кто пойдет по этому пути, может не делать определенных ошибок, которые сделал я в свое время. Собственно говоря, для этого я и старался при написании этой статьи.

Итог первый: компьютерный учет в кабинете нужен однозначно. Он эффективнее и рациональнее бумажного учета, экономит массу времени, сил и средств. С его внедрением Вы получаете мощный инструмент учета и контроля лечебной и финансовой деятельности в своем учреждении, который позволяет правильно организовать четкую работу всего персонала по единой методике.

Итог второй: тому, кто пойдет по этому пути, нужно быть готовым к существенным изменениям в организации работы всего персонала кабинета (клиники). Такая “перестройка” создает определенные трудности на первоначальном этапе внедрения программного обеспечения, однако намного облегчает работу в дальнейшем за счет упорядочения схемы работы каждого сотрудника, повышения эффективности его труда и дисциплины всего трудового коллектива.

Итог третий: первоначальная рабочая база данных должна делаться под руководством одного человека, который является идеологом этого процесса. Тогда все сотрудники работают по единой методике, с едиными обозначениями и т. д. Такой подход позволяет легко решать вопросы освоения и внедрения программы, взаимозаменяемости персонала, а также целый ряд других вопросов.

Итог четвертый: компьютеры это техника, которая нуждается в обслуживании квалифицированным персоналом. Поэтому, если Вы планируете работу компьютерной сети в учреждении, то лучше решать эти вопросы с организацией, а не со случайными, может быть даже знакомыми людьми. С фирмой, которая будет делать Вам сеть, необходимо оговаривать не только ее монтаж, но и полное техническое обслуживание и поддержку, как минимум, на срок ввода в эксплуатацию программного обеспечения. Для оперативного решения технических вопросов эксплуатации сети желательно иметь одного постоянно прикрепленного сотрудника-компьютерщика, который бы работал по вызову.

В принципе, это в полной мере относится и к поддерживанию компьютеров в работоспособном состоянии, так как необходимы специалисты, которые будут решать проблемы, которые периодически с ними возникают, как то – вирусы, поломка, сбои или неработоспособность операционной системы и т.д.

Итог пятый и главный, на мой взгляд: переход на компьютерный учет экономически выгоден, т.к. затраты на приобретение программного обеспечения достаточно быстро окупаются и в дальнейшем приносит весьма существенную прибыль. Кроме того, использование программного обеспечения в повседневной работе формирует определенный имидж и повышает престиж кабинета (клиники) в глазах пациентов, что тоже немаловажно для успешной работы.

Если у Вас возникли вопросы после ознакомления с моей статьей, то я готов обсудить и ответить на них, естественно в меру своих сил и возможностей.

Директор стоматологического кабинета,
врач-стоматолог,
Кудрявцев Сергей Антонович.
e-mail: kudriavcev@ukr.net