• Призначення модуля
• Налаштування
• Довідникии
• Довідник ліків
• Додавання розділу
• Додавання нового матеріалу
• Довідник постачальників
• Додавання постачальника
• Документи
• Створення документа прибуткової накладної
• Створення документа «Видаткова накладна»
• Створення документа «видатково-прибуткова накладна “переміщення”»
• Редагування документа
• Видалення документа
• Робота з реєстром документів
• Залишки
• Списання
• Процедури та використовувані матеріали
• Редагування протоколів у ході курсу лікування
• Тестове завдання

Призначення модуля

Автоматичне списання витратних матеріалів та медикаментів під час проведення процедур, облік рухів та залишків матеріалів на місцях зберігання.

Налаштування

В основних налаштуваннях програми на вкладці склад визначається:

1. Чи буде використовуватись автонумерація для прибуткових накладних.
2. Чи буде використовуватись автонумерація для видаткових накладних.

Як зображено на нижньому скриншоті можна задавати значення для автонумерації. У правій частині вікна є зразок номеру накладної.

Довідникии

Основні довідники розміщені безпосередньо у модулі «Склад» на відповідні вкладки, вхід через головне меню.

Довідник ліків

«Довідник ліків» містить інформацію про коди та найменування, одиниці виміру, мінімальний та оптимальний складський залишок, належність до певної фармакогрупи номенклатурних позицій. За замовчуванням довідник заповнений матеріалами, що найбільш широко використовуються.

Користувач може додати розділ або матеріал, редагувати, а також видаляти позиції.
Для додавання/редагування/видалення розділу або матеріалу необхідно клацнути на панелі інструментів на відповідну іконку розділу або матеріалу. Можна використовувати комбінації клавіш:

Ctrl+Insert – додати розділ,
Insert – додати матеріал,
Enter – редагувати,
Ctrl+Delete – видалити.

Увага! Для додавання розділу верхнього рівня натиснути правою кнопкою мишки потрібно по заголовку таблиці (наприклад по напису «найменування»).

Додавання розділу

Вибрати пункт «Додати новий розділ» або Ctrl+Insert, написати назву розділу, натиснути «підтвердити».

Додавання нового матеріалу

Вибрати пункт «Додати позицію» або Insert — відкриється вікно «Створення нової картки матеріалу/ліків».

На вкладці «Головні» вказується найменування, базова одиниця виміру, мінімальна та оптимальна кількість на складі, артикул, примітка. Поля, позначені * є обов’язковими.

Кнопка справа від поля вибору одиниці виміру перемкне на вкладку «Одиниці».

На вкладці «Одиниці» вказуються одиниці виміру матеріалу, як базова так і додаткові з коефіцієнтами приведення до базової. Тут же, обравши одиницю виміру, кнопкою «призначити базовою» – вона призначається базовою без необхідності повертатися на вкладку «Головні» для вибору.
Базова одиниця виміру підсвічується рожевим.

На вкладці «Фармакогрупа» необхідно вибрати групу матеріала, оскільки це поле є обов’язковим.

Тут також є можливість додавати та редагувати групи.
Після внесення даних необхідно натиснути кнопку «Підтвердити», щоб зберегти нову картку матеріалу.

У «довіднику ліків» реалізовано пошук за найменуванням та за артикулом. Пошук за найменуванням працює за принципом входження символів, тобто введені символи можуть бути в будь-якому слові назви матеріалу, не обов’язково в початковому.

Для переміщення матеріалів між групами достатньо захопити матеріал лівою кнопкою миші та перетягнути на групу, до якої ви хочете його перемістити.

При видаленні матеріалу або групи потрібно бути дуже уважним, оскільки ця операція не може бути скасована і ви втратите дані, про що програма попереджає таке повідомлення:

Довідник постачальників

«Довідник постачальників» містить реєстраційну інформацію, контактні дані та додаткові відомості про постачальників.
Для додавання нової картки натиснути в пусте місце довідника й натиснути кнопку “Додати нового постачальника” на панелі інструментів. Для редагування й видалення натиснути на довідник та виконати дії так само на панелі інструментів (значок “+”зміниться на перо, а кнопка видалити у вигляді смітника стане підсвічуватись).

Insert – додати постачальника,
Enter – редагувати,
Ctrl+Delete – видалити.

Додавання постачальника

Вибрати пункт «Додати постачальника» або Insert – відкриється вікно додавання нової картки на вкладці «Реєстраційна інформація». Обов’язкове поле тут тільки «Назва», інші дані можуть бути внесеними за бажанням користувача.
На вкладці «Контакти» можна вказати наступні дані:

Модуль «Довідник складів» використовує довідник «Лікарів» з меню «Адміністратор» – «Кадри» для отримання списку матеріально відповідальних при настроюванні руху матеріалів за підзвітними особами (лікарями).

Документи

Вкладка «Документи» є реєстром усіх видів документів за певний період за вибраним місцем зберігання.

На верхній панелі інструментів є такі функціональні елементи:

1. Кнопка створення прибуткової накладної;
2. Кнопка створення видаткової накладної;
3. Кнопка створення прибутково-видаткової накладної;
4. Кнопка видалення документа;
5. Поле пошуку;
6. Фільтр за складом;
7. Фільтр за підрозділом;
8. Кнопка вибору попереднього місяця;
9. Вікно що показує початок періоду реєстру;
10. Кнопка “календар” для вибору початкового періоду реєстру;
11. Вікно, що показує кінець періоду реєстру;
12. Кнопка “календар” для вибору кінцевого періоду реєстру;
13. Кнопка вибору наступного місяця;
14. Кнопка приховування документів прибуткових накладних;
15. Кнопка приховування документів видаткових накладних;
16. Кнопка оновлення реєстру.

Для роботи з документами використовують 1-5 елементи, для зміни виду реєстра 6-16 елементи.
Для роботи з документами можна використовувати «гарячі» клавіші:
Ctrl+Insert – додати документ «прибуткова накладна»,
Alt+Insert – додати документ «видаткова накладна»,
Shift+Insert – додати документ «внутрішнє переміщення»,
Enter – редагувати,
Delete – видалити.

Створення документа прибуткової накладної

Щоб створити документ надходження, натисніть відповідну кнопку в реєстрі – відкриється вікно нового документа. Щоб додати матеріал його потрібно перетягнути з вкладки “Матеріал” у таблицю, що знаходиться справа від цієї вкладки. У вікні є такі функціональні елемент:

1. Поле пошуку матеріалу;
2. Кнопка видалення матеріалу з прибуткової накладної;
3. Поле для введення номеру прибуткової накладної;
4. Поле вибору постачальника;
5. Поле вибору підрозділа;
6. Якщо поставлений прапорець в “Провести накладну в касі”, поле вибору готівка чи безготівковий метод;
7. Поле вибору складу;
8. Вікно відображення дати;
9. Календар вибору дати.

У шапці документа проставляється номер (якщо залишити порожнім – номер буде присвоєно автоматично), дата документа та вибирається постачальник. Одержувачем буде поточне (обране у реєстрі) місце зберігання без можливості вибору.
Якщо потрібно створити нового постачальника, не виходячи з редагування документа, скористайтеся відповідною кнопкою. Тут достатньо ввести тільки назву, для введення інших реквізитів використовуйте редагування картки постачальника.

Створення документа «Видаткова накладна»

Документ «Видаткова накладна» призначений для коригування залишків матеріалів після виявлення недостачі, для списання матеріалів, що прийшли в непридатність. Матеріали, що використовуються при проведенні процедур, списуються автоматично і ці рухи в реєстрі документів не відображаються.
Щоб створити документ «Видаткова накладна» натисніть відповідну кнопку в реєстрі – відкриється вікно нового документа.
Функціональні елементи документа «Видаткова накладна» схожі до функціональним елементів документа надходження.

У шапці документа проставляється номер та дата документа. Відпускним складом буде поточне (обране у реєстрі) місце зберігання без можливості вибору.

Створення документа «Видатково-прибуткова накладна “переміщення”».

Документ «Переміщення» призначений передачі матеріалів підзвітним особам (лікарям).
Щоб створити документ «Переміщення», натисніть відповідну кнопку в реєстрі – відкриється вікно нового документа.
Функціональні елементи панелі інструментів документа «Переміщення» схожі на елементи «Прибуткова накладна» і «Видаткова накладна».

У шапці документа проставляється номер та дата документа. Відпускним складом буде поточне (обране у реєстрі) місце зберігання без можливості вибору.
Внутрішнє переміщення можливе між будь-якими місцями зберігання (загальний склад – лікар, лікар – лікар, лікар – загальний склад).
Після завершення редагування документа натиснути «Зберегти».
Функція редагування рядка документа доступна лише для незбереженого документа. Якщо документ був збережений, але необхідно відредагувати рядок – видаляє цей запис і додає його знову.

Редагування документа

Щоб редагувати документ, натисніть відповідну кнопку в реєстрі – відкриється вікно документа. Для редагування доступні всі реквізити документа, крім місць зберігання (відпустив/отримав), і редагування рядка документа здійснюється видаленням цього запису та додаванням знову.

Видалення документа

Щоб видалити документ, натисніть відповідну кнопку в реєстрі.

Увага! Операція видалення документа необоротна.

Робота з реєстром документів

Відображення інформації у реєстрі документів може бути змінено користувачем за допомогою спеціальних елементів керування. Для вибору періоду (за замовчуванням поточний місяць) можна скористатися кнопками 8, 13 і перейти на попередній або наступний місяць відповідно або елементом “календар” (10, 12) для вибору конкретної дати початку або кінця періоду.

Для вибору місця зберігання використовується «випадаючий список» (6).
У реєстрі можуть бути використані спеціальні фільтри – кнопка 14 приховує документи списання, кнопка 15 приховує документи надходження. Кнопка оновлення реєстру надсилає запит до бази даних для отримання актуальної інформації на поточний момент та перебудовує реєстр.

Залишки

Вкладка «Залишки» виконує тільки інформативну функцію для відображення матеріалів, що залишились на складі. Можна виконати фільтр по складу та підрозділу.

У вікні є такі функціональні елемент:

1. Кнопка згорнути/розгорнути;
2. Прапорці для оптимальної та мінімальної кількості;
3. Поле пошуку матеріалу;
4. Поле вибору складу;
5. Поле вибору підрозділа.

У таблиці колонка «Оптимальна кількість» означає те, скільки потрібно матеріалу (його максимальну кількість, що може бути на складі). Колонка «Мінімальна кількість» означає те, скільки потрібно матеріалу на складі. Якщо мінімальна кількість більша за оптимальну, то клітка буде підсвічуватись або жовтим, або червоним кольором. Таким чином програма нагадує користувачам, що потрібно закупити певний матеріал.

Списання

Вкладка «Списання» є напівавтоматично функціональною. У вікні відображається таблиця із матеріалами, які використав лікар у курсі лікування.
У вікні можна створити документ на списання натиснувши на кнопку «Створити документ на списання». У результаті буде виконано списання зі складу та у вкладці «Залишки» матеріал автоматично змінить свою кількість у відповідності до кількості списаного матеріалу.

У колонці «Склад наявність» для кожного матеріалу є помітка кольором:

1. Зелений колір означає, що матеріал наяявний.
2. Червоний колір означає, що матеріалу не вистачає на складі. В такому випадку кнопка «Створити документ на списання» буде неактивною.

Процедури та використовувані матеріали

Для додавання витратних матеріалів до процедур необхідно зайти в меню “Довідник”, вкладка “Прайс-лист послуг”, відкрити необхідну процедуру на редагування та розгорнути розділ “матеріали”. Тут при натисканні на фіолетову кнопку + у правому нижньому кутку відкриється «довідник ліків».
Для пошуку необхідного матеріалу можна скористатися вікном пошуку або відсортувати матеріали натисканням лівої кнопки миші на заголовку стовпця, за яким потрібне сортування.
Для додавання матеріалу з довідника процедуру необхідно захопити матеріал лівою кнопкою миші, перетягнути у вікно редагування процедури і відпустити кнопку миші.
За умовчанням переноситься одна базова одиниця матеріалу. Для коригування кількості необхідно клацнути лівою кнопкою миші в полі «кількість» та за допомогою стрілок або введення з клавіатури встановити потрібне значення.

Після закінчення додавання матеріалів натиснути кнопку «підтвердити».

Редагування протоколів у ході курсу лікування

Загальну ціну всієї процедури можна побачити в протоколах “конструктора (курс лікування). Для цього потрібно вибрати процедуру і відкрити шаблон.
У цьому блоці є можливість редагування етапу, на якому відбудеться процедура, видалення процедури з шаблону. Визначається результат виконання процедури та загальна сума.

Тестове завдання

1. Оприбуткувати Упин, альгинатный слепочный материал, 450 гр, Spofa Dental по 62,00 грн./упаковка 2 упаковки (врахувати, що витрата матеріалу буде проводиться в грамах, але зручніше приходити в упаковках) від постачальника ТОВ «Роял Інтеграція». Фармакогрупа матеріалу – A61K6/10 «склади для одержання зліпків». У картці постачальника додати інформацію – місто відвантаження: Київ.
2. Оприбуткувати вчорашньою кількістю Спирт етиловий 70% від постачальника ТОВ «Роял Інтеграція» по 9,00 грн. за 100мл. та Перекис водню 3% 40мл по 1,50 грн./флакон.
3. Додати до процедури «Зняття відбитків щілин альгінатною масою» витратний матеріал Упін у кількості 70 грам.
4. Передати на склад лікаря витратний матеріал упін у кількості 100 грам.
5. Провести пацієнтові процедуру «Зняття відбитків челюстей альгінатною масою», при цьому врахувати, що було використано 120 г матеріалу Упін.
6. Для складу лікаря, який проводив процедуру, виконати відновлення балансу з основного складу.

Завдання вважається пройденим, якщо всі умови виконані та витрачений на виконання час не перевищив 5 хвилин.